Veelgestelde vragen

Home / Voor clubs / Ledenadministratie / Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Antwoord / advies

Overdracht functie ledenadministrateur
De aftredend ledenadministrateur beëindigt zijn functie op datum vandaag. Dan behoudt hij mutatierechten tot middernacht. Vervolgens geeft de aftredend ledenadministrateur zijn opvolger de functie en genereert een wachtwoord voor de nieuwe, en kopieert deze (niet vergeten op bewaren te drukken, anders wordt het wachtwoord niet opgeslagen). Het relatienummer en wachtwoord geeft hij door aan de nieuwe. Een link naar de handleiding is natuurlijk ook welkom.

Ik kan niet meer inloggen!
Controleer eerst of u de juiste logingegevens heeft ingevoerd. Het wachtwoord is hoofdletter gevoelig. Lukt het daarna nog steeds niet en geeft het programma aan de dat dat combinatie relatienummer / wachtwoord niet bekend is, vraag dan om een nieuw wachtwoord door een email aan het bondsbureau te sturen onder vermelding van uw relatienummer / vereniging.

Mijn wijzigingen worden niet bewaard.
Na elke mutatie moet de knop 'Bewaren' (rechtsboven) ingedrukt worden. Als de pagina verlaten wordt zonder deze knop in te drukken worden de wijzigingen niet opgeslagen.

Hoe krijg ik mutatierechten?
Alle functionarissen met de functie ledenadministrateur of tweede ledenadministrateur hebben mutatierechten voor hun eigen vereniging of bond. Die functie kunt u verkrijgen via een van uw ledenadministrateurs of indien er nog geen benoemd is, via de KNSB.
Iedereen heeft maar één persoonlijke login. De rechten op de verschillende niveaus bepalen vervolgens of iemand voor bepaalde groepen mutatie- of kijkrechten heeft. Met een functie op regionaal niveau komt u na de login binnen op het regionale niveau (hoger dan verenigingsniveau). Als functionaris anders dan die van ledenadministrateur of tweede ledenadministrateur heeft u alleen kijk- en exporteerrechten.

Hoe kan ik een bestuurslid afvoeren die niet op de ledenlijst voorkomt?
Functies kunnen alleen via de ledenlijst worden gemuteerd. In dit geval is een lid afgemeld en staat niet meer op de actieve ledenlijst. Oplossing: de persoon in kwestie eerst als relatie toevoegen aan uw vereniging. Daarna kunt u de functie muteren. Daarna weer afmelden als relatie.

Hoe kom ik aan een login?
Alle ledenadministrateurs van zowel de verenigingen als de regionale bonden, ontvangen van de KNSB een login. De ledenadministrateur van uw vereniging kan andere functionarissen een login verstrekken of indien u functionaris bent bij een regionale bond, de KNSB.

Kan iedereen met een inlog alles zien?
Iedereen heeft alleen kijkrechten tot zijn niveau. Iemand die alleen lid is ziet niets, een functionaris van een vereniging kan alles van zijn vereniging zien en een functionaris van een regionale bond alles van de verenigingen van die regionale bond.

Mijn toegezonden wachtwoord werkt niet
Probeer het eens met kopieren plakken en let dan op dat er geen spaties mee gekopieerd worden. Soms lijken tekens iets anders te zijn. Het wachtwoord is hoofdletter gevoelig.

Kunnen gebruikers ook gegevens van andere verenigingen opzoeken?
Ja, maar beperkt tot naam, geboorte datum en woonplaats. Om te voorkomen dat er dubbele gegevens worden ingevoerd, is een controlesysteem ingebouwd. De vereniging die leden van andere verenigingen wil aanmelden als lid, behoeft niet alle gegevens in te voeren, maar kan op basis van het relatienummer of de combinatie achternaam en geboorte datum een persoon opzoeken. Pas nadat de persoon is toegevoegd als lid, krijgt de ledenadministrateur de beschikking over de andere aanwezige gegevens van deze persoon.
Het is dus niet mogelijk om privacy gevoelige gegevens van een persoon op te zoeken voordat de vereniging deze persoon ook lid van de vereniging heeft gemaakt. De vereniging is na deze actie (toevoegen als lid), direct ook (mede)verantwoordelijk voor het beheer van de gegevens van deze persoon en zal hierop ook worden aangesproken bij oneigenlijk gebruik.

Het zoeken levert niet de juiste gegevens op terwijl het zoekcriterium wel in lijst voorkomt
U kunt tevoren aangeven in welke kolom u wilt zoeken, daarna zal de zoekopdracht wel resultaat opleveren.

Waarom kan ik nieuwe leden niet alvast met een toekomstige datum aan- of afmelden?
Er is een restrictie op de invoer van aan- of afmelddata in het verleden of in de toekomst van een week. Deze speelruimte van twee weken is om de ledenadministrateurs enige vrijheid bij de verwerking van de mutaties te geven. Er wordt naar gestreefd om de invoer datum zo dicht mogelijk bij de officiele overeengekomen aan- of afmelddatum te houden dat wil zeggen niet meer afwijken dan maximaal een maand. Zie voor de exacte regelingen betreffende aan- en afmelddata het officiele document in het KNSB handboek: regeling contributieheffing.

 

Krijgen afgemelde leden de rest van het seizoen nog het bondsblad toegezonden
Nee, vanaf de afmelddatum wordt geen bondsblad meer toegezonden. Houd wel rekening met een overgangsperiode van ca. 4 weken (maximale periode tussen het genereren van de adressenbestanden en versturen van het bondsblad).

 

 

Waarom kan een vereniging zelf geen nieuwe functienamen invoeren?
De lijst met functienamen is per niveau (vereniging, regionale bond en KNSB) zorgvuldig samengesteld op basis van de gegevens die op dat moment beschikbaar waren. Nieuwe functienamen kunnen in de toekomst op verzoek worden aangemaakt en mogelijk ook door de vereniging of regionale bond zelf te kiezen. De algemene regel hierbij is dat de nieuwe functienaam verenigings- danwel regio overstijgend moet zijn (dus niet te specifiek zoals sleutelbeheerder, maar wel materiaalbeheerder). Vooral voor allerlei soorten competities zijn verzoeken ingediend voor specifieke teamleiders. Ook hier is het belangrijk de teamleiders niet te specifiek te benoemen. Het advies is om daarvoor zoveel mogelijk de velden met aantallen regionale- en landelijke teamleiders op de informatiepagina binnen OLA van de vereniging te gebruiken. De teamleiders zijn vervolgens met een nummer van elkaar te onderscheiden. 

 

Waarom laat de verenigingspagina op de KNSB website niet altijd hetzelfde zien als in Ola?
De verenigingspagina wordt dagelijks in z'n geheel bijgewerkt. Indien de gegevens in OLA aangepast zijn, wordt dit na een dag zichtbaar op deze website..

Er verschijnt een melding dat we geen leden meer mogen afmelden omdat de aanmelddatum van deze persoon na de oprichtingsdatum van de fusievereniging valt?
Doordat fusieverenigingen leden op de ledenlijst hebben staan die eerder lid zijn geworden dan de fusievereniging is opgericht, ontstaat een foutmelding bij het afmelden van deze persoon. Oplossing is de opgerichtsdatum aan te passen naar een datum die voor de aanmeldingsdatum van het lid dat het langste lid is ligt. U krijgt vanzelf een melding welke datum dit betreft als u het probeert.